Aplicação do Lean Office em um escritório de gerenciamento de projetos: um estudo de caso

Abstract

Empresas que desenvolvem projetos dentro da área de Montagem Industrial passaram a adotar, em seu sistema de gestão, os Escritórios de Gerenciamento de Projetos (PMO – Project Management Office), que são ambientes administrativos utilizados como central de apoio e controle às obras, tendo a informação como principal recurso de transformação. Assim como na manufatura, o fluxo de informações nos escritórios pode apresentar etapas consideradas desperdícios, e a corrida para eliminar esses fatores é primordial para as empresas do setor se tornarem mais competitivas. Nesse sentido, esse trabalho procurou identificar os desperdícios em um PMO, tendo por base a aplicação dos princípios da metodologia enxuta Lean Office, com a utilização de um Mapeamento de Fluxo de Valor, baseado no modelo Makigami. O estudo foi realizado em um Escritório de Gerenciamento de Projetos, localizado na Região Metropolitana do Recife, sendo escolhida, como objeto de estudo, a família de serviço de Montagem Industrial, devido à representatividade desse grupo no faturamento da empresa. Dentre as atividades de iniciação, planejamento e controle, definidas como escopo de trabalho, 21 foram classificadas em atividades que “não agregam valor” ou que “não agregam valor, porém, são necessárias”. Para cada uma delas, foram indicados problemas e tipos de perdas. Com a projeção de redução de desperdício, analisou-se que 19% do tempo de processamento das atividades pode ser reduzido, e que 65% dos problemas estão relacionados com apenas três tipos de perdas, sendo eles, espera, processamento sem valor e defeitos. Assim, foram propostos planos de ação para esses desperdícios, com expectativa de que em uma futura aplicação, ateste a melhoria prevista no tempo de processamento das atividades. Conclui-se que, a utilização da metodologia enxuta, Lean Office, dentro de um Escritório de Gerenciamento de Projetos, permitiu a redução de desperdícios dentro do seu fluxo de atividades.