Gestão de documentos na administração pública do Estado de Pernambuco: uma análise do serviço de orientação técnica oferecido pelo Arquivo Público Estadual Jordão Emerenciano (APEJE)

Abstract

A administração pública estadual é composta por diversos órgãos e secretarias. Tais organizações produzem, recebem e acumulam documentos em suas atividades diárias, assim, é necessário a aplicação de procedimentos e técnicas de gestão de documentos. O principal órgão arquivístico do Estado de Pernambuco é o Arquivo Público Estadual Jordão Emerenciano. Esta instituição possui, como uma das suas atribuições, a supervisão e orientação técnica aos demais órgãos e instituições que atuam com a documentação pública estadual. Dessa forma, para que a gestão documental ocorra da maneira adequada, é essencial observar como este serviço é aplicado. Nesse contexto, esta pesquisa teve como objetivo geral o de analisar a prestação do serviço de orientação técnica na área da gestão de documentos em âmbito estadual pelo Arquivo Público Jordão Emerenciano. Em termos metodológicos, a pesquisa é de natureza quanti-qualitativa ou mista, exploratória, descritiva e documental. Para a coleta de dados foi utilizado o questionário. Já a análise dos dados ocorreu por meio de análise documental, incluindo a correlação entre o arcabouço teórico e as informações obtidas durante a pesquisa. Como resultado, o Estado de Pernambuco conta com uma Política de Gestão Documental, instituída em lei, assim como a maioria dos estados brasileiros. Sobre o serviço de orientação técnica, o Arquivo Público Jordão Emerenciano executa orientação, em sua maioria, sobre o descarte seguro dos documentos e elaboração de instrumentos de gestão de documentos. Foram sugeridas recomendações para tal serviço, envolvendo a elaboração de uma carta de serviço, manuais técnicos de orientação, publicação de instrumentos de gestão documental, melhorias no site do Arquivo, promoção de capacitações para os servidores, estudos para criação e implementação de um sistema de arquivos para o Estado e o aprimoramento da Política Estadual de Gestão Documental. Espera-se que esta pesquisa contribua para a discussão e aplicação de melhores práticas para o serviço de orientação técnica aos demais órgãos e entidades estaduais ofertado pelo Arquivo Público Estadual Jordão Emerenciano, visando a integração de tais unidades e a adequada gestão e preservação dos documentos públicos do Estado.