Plano de melhoria da qualidade do processo de compras no setor público: estudo de caso em um Instituto Federal de Educação (IFE).

Abstract

Este trabalho, expõe um plano de utilizar ferramentas da qualidade para analisar e propor melhorias no processo de compras que é realizado no IFPE-Campus Belo Jardim. Destaca a funcionalidade de compras, a importância de gerenciar de forma eficaz seus processos, como ela é realizada no setor público e como a qualidade no serviço é vista. Realiza uma análise em todo o processo desde a solicitação do pedido até a chegada do produto na organização, desenvolve o fluxograma do processo, promovendo uma visualização e apresentando todas as etapas. Identifica os problemas do processo, realizando brainstorming, entrevistas estruturadas e não estruturadas com os servidores. Aplica a matriz GUT (gravidade X urgência X tendência), para que entre os problemas identificados, priorize posteriormente a falta de orçamento, falta de capacitação dos fornecedores em participar da licitação, falta de informações no termo de referência e as cotações de preço que não condizem com o mercado. Para cada problema priorizado mostra um quadro ajustado e baseado na ferramenta causa e efeito, onde busca entender quais as causas principais que justifica a ocorrência de erros e atrasos na execução do processo de compras. Elabora possibilidade de solução aos problemas priorizados, conduzindo as diversas ações que devem ser realizadas para desfazer as causas com o plano de ação 5W2H, estabelecendo de forma nítida as funções para aplicar as ações. Analisa os efeitos das ações com a lista de verificação para conferir se conseguiu reverter o problema. E por último a padronização das melhorias e assim organizar as rotinas de trabalho. Essas ferramentas facilmente utilizadas no setor privado, demandam cautela quando aplicadas nas organizações públicas, porque é necessário um aprofundamento para entender a necessidade da instituição. O plano apresentado empregando as ferramentas da qualidade no serviço público, demonstra tornar um ambiente organizacional melhor, facilitando a compreensão e aplicação dentro da instituição.