Gestão de documentos do Serviço de Arquivo Médico e Estatístico (SAME) da Unidade Pública de Atendimento Especializado Deputado Antônio Luiz Filho

Abstract

Este trabalho disserta sobre a gestão de documentos do Serviço de Arquivo Médico e Estatístico (SAME) da Unidade Pública de Atendimento Especializado Deputado Antônio Luiz Filho, conhecida como UPA-E Arruda. O objetivo geral desta pesquisa foi o de analisar as ações de gerenciamento arquivístico aplicadas no arquivo de prontuários do SAME da UPA-E Arruda. Este estudo de caso foi caracterizado como exploratório e os procedimentos de coleta de dados adotados foram os seguintes: a) observação direta não-participante, onde foi realizado um levantamento por meio de visita técnica com o apoio do roteiro de diagnóstico arquivístico de Paes (2004); b) entrevista estruturada, que foi realizada presencialmente com um(a) funcionário(a) do setor. Os dados foram sumarizados, analisados e interpretados a fim de promover um raciocínio indutivo e conclusivo para a pesquisa. Em relação aos principais resultados da pesquisa, foi observado que existem alguns problemas estruturais relacionados ao acondicionamento do acervo, como falta de espaço físico e mobiliário, assim como há incidência de perda de conteúdo informacional dos prontuários devido à problemas organizacionais, como acontecem com os prontuários que não são arquivados em sua caixa de origem. Concluiu-se que a falta de um gerenciamento arquivístivo adequado causa muitos impactos negativos relacionados ao tratamento documental dos prontuários. Como indicações de boas práticas para a gestão documental desse arquivo, apontou-se a necessidade de sua higienização periódica, guarda em local adequado, classificação e avaliação; bem como a possibilidade de digitalização e posterior migração para uma base eletrônica, uma vez que o prontuário eletrônico pode ser considerado uma estratégia organizacional e de gerenciamento, possibilitando a integração das atividades/processos de diversos setores que necessitam das informações presentes nos prontuários. Portanto, é fundamental a presença de um profissional da informação que possua habilidades e competências necessárias à gestão dessa espécie documental em arquivos.