A atuação do secretário executivo em centros de documentação: competências arquivísticas na gestão de documentos físicos e digitais em uma fundação

Abstract

O presente trabalho tem como objetivo investigar como ocorre a atuação do profissional de Secretariado Executivo para o centro de documentação de uma fundação de apoio, utilizando de competências arquivísticas identificadas nas atividades rotineiras de um núcleo de gestão de projetos de ensino. Temos como objetivos específicos (1) Explorar o rol de atribuições do profissional de secretariado executivo; (2) Correlacionar a área de Secretariado Executivo com a Arquivologia; (3) Caracterizar a gestão de documentos; (4) Aplicar diagnóstico arquivístico na Fundação; (5) Recomendar boas práticas ao profissional da área quanto aos trabalhos em arquivos. Este projeto teve como lócus de pesquisa uma Fundação de apoio, onde uma das pesquisadoras realiza o estágio da área de Secretariado. Utilizando do modelo conceitual de Marilena Leite Paes (2004) foi possível identificar e entender a documentação com informações orgânicas da empresa e como é feito o processo de reprodução, tramitação, avaliação e guarda destes documentos. Por fim, conclui-se que a atuação do profissional de Secretariado na gestão documental é imprescindível para a circulação das informações orgânicas e no repasse correto das documentações recebidas e tramitadas nas atividades administrativas, além de ser um ativo em tomadas de decisões a repescagem de conhecimentos e informações mais antigas são de grande ajuda na atuação do profissional na hora de estudar novos métodos de negócios, da organização e processos padronizados, mostrando a importância desse profissional de obter um vasto conhecimento das competências arquivísticas. Além disso, no diagnóstico aplicado podemos ver os pontos onde as duas áreas são correlatas e que os processos adotados pela empresa são regulares, se atentando à situações mais críticas em relação à superlotação dos espaços do arquivo e no descarte correto de documentações duplicadas e que já não possuem mais o valor primário para a Fundação.