Desafios e soluções na gestão de compras: a padronização dos processos de aquisição de bens na Pró-Reitoria de Administração da UFPE

Abstract

A gestão de compras públicas configura-se como um pilar estratégico para a eficiência, transparência e economicidade da Administração Pública. Neste contexto, a Coordenação de Planejamento de Compras (CPC) da Pró-Reitoria de Administração (PROAD) da Universidade Federal de Pernambuco (UFPE) desempenha um papel central no planejamento e na instrução das aquisições de bens de uso comum na instituição. Contudo, a prática cotidiana evidencia desafios significativos, como a ausência de padronização formal, a dependência do conhecimento tácito dos servidores, a coexistência de múltiplos sistemas (SIPAC, SIGA, ComprasGov) e a ocorrência de retrabalhos, especialmente em processos complexos. Esta pesquisa, alinhada à Lei nº 14.133/2021, que enfatiza a padronização como diretriz para a eficiência nas contratações, teve como objetivo geral propor a padronização de fluxos e procedimentos operacionais para a CPC/UFPE. Para tanto, adotou uma metodologia qualitativa, aplicada e descritivo-exploratória, baseada em análise documental de normativos, manuais e rotinas internas. O estudo diagnosticou as 17 atribuições regimentais da CPC, identificando aquelas que demandavam mapeamento de processos, elaboração de procedimentos operacionais, ou ambas. Como resultado central, mapeou-se sete macroprocessos essenciais: Coleta de Demanda, Lançamento de Demanda no PGC, Aquisição via SRP, Aquisição Não-SRP, Adesão a ARP, Dispensa e Inexigibilidade de Licitação, representando-os visualmente por meio da notação BPMN. A análise dos fluxos permitiu identificar gargalos críticos, como a confusão terminológica entre sistemas e o retrabalho gerado por ajustes sucessivos no Estudo Técnico Preliminar (ETP). O produto final da pesquisa é um Manual de Fluxos e Procedimentos, que consolida e detalha as rotinas operacionais em formato de passo a passo, servindo como instrumento de padronização, capacitação e preservação do conhecimento institucional. Conclui-se que a definição de fluxos e procedimentos padronizados constitui uma ferramenta estratégica de governança, capaz de promover maior eficiência, autonomia dos servidores, conformidade legal e melhoria contínua no setor de planejamento de compras da UFPE, podendo servir de referência para outras instituições públicas e para as unidades internas da UFPE que realizam aquisições descentralizadas.